¿Qué es un Project Manager o Administrador de Proyectos y cuáles son sus tareas?

Si definimos primero en que consiste ser un Administrador de Proyectos o Project Manager entenderemos que es…

¿Cuáles son sus principales funciones de un administrador de projectos? A riesgo de dejar alguna función fuera del catálogo, aquí te ofrecemos las más relevantes y características:

  • Iniciación y Definición del Proyecto: Dependiendo del Director o del Dueño del proyecto, el administrador del proyecto puede hacer parte desde el inicio de la creación de dicho proyecto.  Normalmente el administrador de proyectos se involucra cuando las personas que crearon el proyecto lo han aprovado. Sin embargo, el tiempo es primordial que en algunos casos el administrador de proyectos se invita desde la iniciativa de crear el proyecto o no.
  • Planear: Una vez el proyecto este aprovado, el administrador de proyectos necesita empesar a planear el tiempo, dinero, adquisición de equípos y recurso humano, estratégias de trabajo como encontrar la mejor metodologia para manejar el grupo de trabajo y sus tareas, tener la participacion del grupo 100% activa en el proyecto, revisiones de calidad de control, contratar la gente adecuada para su desarrollo, y hacer un seguimiento de todos los recursos y actividades que estan vinculadas al proyecto.
  • Comunicación: este punto es supremamente importante para todo el equipo de trabajo, sin embargo la mayor responsabilidad la tiene el administrador del proyecto; ella o el tiene que conocer a todas las partes interesadas en el proyecto, crear una tabla de prioridades, interéses e influencias de ellos, junto con el tipo de comunicación que deseén y prefieren.  Cada individuo es único y la Comunicación es clave para evitar mal entendidos, conflictos, entregas tardes de actividades e incluso para negociar nuevos alcances del proyecto.
  • Manejo de Cambios: en cada reunión se puede generar un cambio en el alcance del proyecto o en el resultado de la actividad.  Dicho cambio es necesario administrarlo en todo su ciclo de vida, desde el análisis de su creación, aprovación, planeación, investigación de riesgo y dinero hasta su implementación.  Un cambio puede aumentar los recursos tanto en el equipo de trabajo, tiempo,  dinero, y nueva gente interesada en el cambio.  Para estos cambios el administrador del proyecto debe de hacer no solo seguimiento sino implementarlo dentro de su planeación y ser responsable de este nuevo cambio y como afecta en el proyecto.
  • Eliminación de Riesgos:  los riesgos son visualizados antes, durante y despúes de las entregas de actividades; es recomendable que el administrador del proyecto trabaje en grupo, ya sea con su grupo de trabajo o expertos para recibir asesoría de como eliminar los riesgos a cero.
  • Entregas: calidad, tiempo y cumplimiento es otra responsabilidad del administrador del proyecto junto con el cierre del proyecto.  Debe de permanecer al tanto de cada tarea,  medir la evolución de la misma y el desempeño de sus grupos de trabajo además controlar todo el proceso de calidad de control, y seguir los KPIs que la organización exige.  En el grado de supervisión reside gran parte el éxito o el fracaso de los proyectos, sobre todo cuando se componen de muchas tareas.

Se puede mencionar más puntos importantes dependiendo del área o proyecto, sin embargo y comparándolo con un Scrum Master, el Administrador de Proyectos tiene un grado de responsabilidad absoluta de la sinérgia del equipo de trabajo junto con las empresas externas que suplen recursos al proyecto y con las areas afectadas dentro de la organización de dicho proyecto.

 

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